AUDAVIS AI - Abgleich zwischen den Büchern

Bedeutung der Prüfungshandlung für die Abschlussprüfung

Die Abstimmung zwischen Hauptbuch und den Nebenbüchern ist eine grundlegende Prüfungshandlung, die sicherstellt, dass der Jahresabschluss auf einer konsistenten und vollständigen Datenbasis beruht. Insbesondere ist es für den Prüfer wichtig zu wissen, ob die Nebenbücher, in denen sich oft seine Einzelfallprüfungshandlungen abspielen ohne Abstimmungsdifferenz in das eigentliche Hauptbuch als Basis für den Jahresabschluss eingehen.

Hauptbuch und Nebenbücher im Zusammenspiel

Das Hauptbuch bildet die zentrale Grundlage des Jahresabschlusses. Es enthält die Salden aller Sachkonten und dient als Basis für die Erstellung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Die Nebenbücher – insbesondere das Debitoren- und Kreditorennebenbuchbuch führen die detaillierten Einzelpositionen, die danach auf die Hauptbuchkonten fließen, die mit den Nebenbüchern verknüpft sind.

Ursachen für Differenzen

In einem konsistenten Buchführungssystem müssen die Summen der Nebenbücher exakt mit den entsprechenden Sammelkonten im Hauptbuch übereinstimmen. In der Praxis kommt es jedoch regelmäßig zu Differenzen. Die häufigsten Ursachen für Differenzen zwischen den verschiedenen Buchungsebenen sind dabei regelmäßig:

• Systematische Fehler in der automatischen Sammelkontenfindung des Buchhaltungssystsems
• Fehlende Buchungen aufgrund systemischer Schnittstellenfehler
• Insbesondere bei Systemmigrationen keine Migration von Nebenbuchdaten sondern nur Migration von Hauptbuchinformationen
• Manuelle Korrekturbuchungen im Hauptbuch, ohne den Sachverhalt im eigentlichen Prozess auf Ebene des Nebenbuchs anzupassen
• Im schlimmsten Fall sogar eine dolose Handlung, weil auf Hauptbuchebene “Ergebniskosmetik” betrieben wird

Manuelle Abstimmung vs. automatisierte Analyse

Die manuelle Abstimmung von Haupt- und Nebenbüchern erfolgt typischerweise über Excel-basierte Saldenlisten aus Haupt- und Nebenbüchern. Der Prüfer vergleicht die Salden der Nebenbücher mit den Sammelkonten im Hauptbuch und untersucht festgestellte Differenzen. Bei Mandanten mit mehreren ERP-Systemen oder komplexen Buchungsstrukturen kann dieser Prozess inkl. der Klärung von Abweichungen einige Zeit in Anspruch nehmen.

Automatisierte Analyseplattformen wie AUDAVIS ermöglichen demgegenüber einen vollständigen Abgleich in einem Bruchteil der Zeit. Sämtliche Kontenbewegungen werden systematisch verglichen, Differenzen werden nach Wesentlichkeit klassifiziert und dem Prüfer in einer strukturierten Übersicht präsentiert.

Mehr Zeit fürs wesentliche

Ein effektiver Haupt-Nebenbuch-Abgleich liefert dem Prüfer nicht nur eine Liste von Differenzen, sondern auch eine Bewertung ihrer Relevanz. Wesentliche Abweichungen werden automatisch hervorgehoben, während geringfügige Rundungsdifferenzen oder zeitlich bedingte Abweichungen entsprechend identifiziert werden. Dies ermöglicht eine risikoorientierte Prüfung, bei der der Fokus auf den tatsächlich wesentlichen Sachverhalten liegt. Der Prüfer kann somit mit einer ganz anderen Geschwindigkeit Rückfragen adressieren.

Darüber hinaus dokumentiert die automatisierte Analyse den gesamten Abstimmungsprozess in einem revisionssicheren Arbeitspapier. Der Prüfer erhält eine transparente Darstellung der durchgeführten Abstimmungshandlungen, der festgestellten Differenzen und der daraus abgeleiteten Prüfungsschritte.

AUDAVIS führt den Abgleich zwischen Haupt- und Nebenbüchern automatisiert durch, identifiziert Differenzen und erstellt prüfungsfertige Arbeitspapiere – für eine lückenlose und effiziente Abstimmung.

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AUDAVIS – Die KI-Plattform für die Jahresabschlussprüfung. Automatisierte Arbeitspapiere, Risikoanalysen und intelligente Datenanalysen für Wirtschaftsprüfer.

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